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Atividade 14 - Oficina Virtual (Um documento que pode mudar a sua vida!) 

C&A – Comitê Estudantil de Arquivologia (UnB)

Bem-vindos a nossa Oficina Virtual!




Veja nosso trailer :

Assista nossa oficina on-line:

No dia 09 de Junho de 2017 realizamos no ICC Norte, na UnB, a nossa Oficina da matéria Diplomática e Tipologia Documental. Pensamos nessa oficina virtual para você que não foi ou queira relembrar o que apresentamos. Uma maneira didática e dinâmica para explicar como funciona o Processo de Reenquadramento Funcional e evidenciar a importância do arquivo.

Momento Reflexão:  Você já ouviu falar sobre Processo de Reenquadramento Funcional? Sabe o porquê de aprender sobre esse processo que encontramos no Arquivo Central da UnB vai te ajudar de alguma maneira na sua vida? Calma, a partir de agora você saberá o porquê um documento pode mudar a sua vida. Vamos lá!?

Em muitos momentos da nossa vida, somos obrigados a assinar ou preencher algum tipo de documento, seja ele um formulário, uma ficha de cadastro etc. No entanto, quantas vezes nós realmente prestamos atenção naquilo que estamos preenchendo? Em alguns casos, podemos ser penalizados ou ter resultados não esperados por ter preenchido algum documento sem saber pra quê ele serve. A verdade é que tendemos a preencher alguns documentos sem considerar a verdadeira importância dele, seja por desconhecimento ou por acharmos que é mais uma burocracia.

Pensando nisso, queremos mostrar a importância que o contexto do documento possui. Quando conhecemos os documentos, sabemos o motivo pelo qual ele foi criado, por quem ele foi criado e para qual finalidade ele foi criado. Dessa forma, fica muito mais fácil de lidar com o documento, não é mesmo!? Agora que sabemos que é muito importante saber o contexto de um documento antes de preenchê-lo, que tal descobrir sobre o processo de Reenquadramento Funcional? Vamos em frente....

Primeiramente vamos te contar qual foi a origem desse processo. Voltando no tempo, mais exatamente no ano de 1987, as Instituições Federais de Ensino - IFE - tiveram que implantar o Plano Único de Classificação e Retribuição de Cargos e Empregos, conforme decreto da época. Sendo assim, o CAD solicitou que os funcionários preenchessem uma ficha de descrição com as atribuições e atividades que eles iriam desempenhar, para que fossem enquadrados nesse plano. Foi aí que surgiu o problema levantando anteriormente: muitos funcionários, por desconhecerem o contexto dessa ficha, a preencheram de qualquer maneira achando que se tratava apenas de burocracia. Desse modo, muitos foram enquadrados em cargos diferentes das atividades que desempenhavam de fato. Isso gerou uma série de processos de reenquadramento, como forma de transferir esses funcionários para as suas devidas atividades e cargos. Até agora vimos a importância de conhecer o documento e também vimos sobre o processo que estamos abordando na nossa oficina. Agora partiremos pra uma outra etapa ainda mais importante: o papel do arquivista nesse contexto! 

Além de ser responsável por cuidar dos documentos e participar do trabalho no arquivo, o arquivista também tem que saber "ler" o documento. E como ele faz isso? Simples! Através da Análise diplomática e da Análise Tipológica. Dessa forma, o arquivista pode conferir a autenticidade desse documento e posteriormente realizar atividades como a classificação dos documentos e a sua destinação final. Essas atividades arquivísticas auxiliam na identificação do documento para que ele seja facilmente encontrado quando solicitado.

Mas espera aí! Que raios significa essa tal de Análise Diplomática? O que ela tem de tão importante? Vamos em frente e você saberá.

Na imagem abaixo descrevemos de forma resumida, o conceito da Diplomática e a sua finalidade.

Tendo como base o conceito e a finalidade da Diplomática, podemos subir um pouco mais de nível e fazer uma análise diplomática do nosso Documento. Para iniciarmos a análise diplomática e fazermos a leitura do documento, antes devemos saber o que significa fazer uma análise assim. Primeiramente, é necessário saber que essa análise é a responsável por verificar a autenticidade do documento. Faremos isso analisando dois tipos de elementos que estão presentes no documento. Para tal, devemos nos atentar para as seguintes características:

Os elementos extrínsecos são aqueles que se referem às características  

Já os elementos intrínsecos são partes que determinam o significado do documento, o que "diz" o documento.  aqueles que conferem as características estruturais do documento e que conferem a ele as características básicas para a formulação de uma estrutura formal de um documento: 

Após fazermos a Análise Diplomática, sabemos se o documento é autêntico e também conhecemos a sua estrutura. Mas apenas isso não é o suficiente, não é!? Para complementar essas informações, vamos utilizar outra ferramenta muito importante que é a Análise Tipológica. Basicamente, podemos dizer que a Análise Tipológica nos possibilita definir a função do documento. É através dela que definimos quem o criou, para quê e porque. Para isso, Analisamos as seguintes características do nosso documento:

A partir da Análise Tipológica, podemos definir a classificação do nosso documento, pensando em um contexto de um arquivo, e também definir o prazo de guarda desse documento. Essa foi a nossa oficina virtual sobre Processo de Reenquadramento Funcional e sobre a Diplomática. Esperamos que você tenha se informado e gostado de toda a nossa explicação. Fique a vontade para continuar pesquisando no nosso blog e aprendendo ainda mais sobre Arquivologia! Colocamos logo abaixo um folder com mais informações pertinentes sobre o nosso tema e sobre a Arquivologia. Obrigado!

Atividade 13 -  Apresentação pública da Oficina de Diplomática

Documento:

Processo de reenquadramento funcional

Processo administrativo que solicita a reconsideração e alteração quanto ao enquadramento funcional realizado pela administração, tendo em vista as mudanças no plano de cargos e salários do órgão.

Enquadramento Funcional:
As instituições de ensino superior tiveram que estruturar um plano de cargos em cumprimento ao decreto presidencial de 1987, que institui o novo plano de carreira.

Procedimento: o Centro de Administração da UnB solicitou que os funcionários preenchessem uma ficha com as atribuições. Essas fichas foram avaliadas por uma comissão que enquadrou os funcionários a um cargo compatível.
Muitos funcionários preencheram as fichas, desconhecendo o contexto do documento, acharam que fosse uma burocracia da época e preencheram sem muita importância.

Processo de reenquadramento: quando souberam que as fichas seriam utilizadas para o enquadramento funcional, perceberam que deixaram de colocar atividades que realizavam, sendo lotados em cargos inferiores. Dessa forma, o funcionário solicita o reenquadramento.

Atividade 12 -  Roteiro da Oficina do Grupo C&A

         

1. Apresentação do tema em forma de Banner e Fôlder: o banner foi idealizado como um atrativo visual para contextualizarmos o documento que o grupo trabalhou . Nesse sentido, apresentamos o processo de reenquadramento funcional e fizemos a análise diplomática de um documento do processo e a análise tipológica do processo de reenquadramento funcional
2. Dinâmica do Bizagi: essa dinâmica visa apresentar a ferramenta Bizagi para construção de fluxograma dos trâmites desde a produção inicial do processo até seu arquivamento no Arquivo Central da UnB. O visitante irá preencher as informações que faltam em um Bizagi exposto na oficina. 
3. Dinâmica "Guarda ou joga fora": nessa dinâmica pensamos em enfatizar a questão da função, do pra que serve o documento. Apresentaremos diversos documentos e perguntaremos ao visitante quais documentos se encaixam melhor na função que diremos. Assim, o visitante escolhe alguns documentos pra função indicada e descarta os outros. O grupo avaliará a coerência dos documentos escolhidos. 
4. Dinâmica "Quiz Eletrônico": o intuito é reforçar os conceitos que abordaremos aos visitantes da nossa oficina. Foram feitas perguntas com conceitos da arquivologia dentro do contexto do nosso documento. 
5. Brinde: "Quem preencher, leva". Colocaremos 3 vias de um mesmo documento para os visitantes preencherem. São 3 fichas idênticas mas que possuem funções diferentes. Não diremos o contexto dessas fichas. Assim, os visitantes que preencherem ao menos duas fichas levam o brinde, uma guloseima. Essas fichas  terão a função de controlar o número de participantes da oficina ( uma via para o professor e a outra para o grupo) e a terceira para ganhar o brinde. O intuito é alertar que um documento fora do contexto pode parecer mera burocracia, o que dificulta, muitas vezes, de registrarmos com atenção informações mais precisas, fazendo um paralelo com o documento "não tão bem preenchido" pelos funcionários dos processos de reenquadramento avaliados. 

Atividade 11 - Convite da Oficina de Diplomática

Tema: Um documento que pode mudar sua vida

Atividade 10 - Plano de Classificação

Nesta atividade foi proposto a elaboração de um plano de classificação com a documentação interna do grupo e um plano com o documento do Arquivo da UnB escolhido para análise :

A) Processo de reenquadramento funcional

Plano de Classificação:

Fundo UnB
	Função	Subfunção
	Gestão Funcional	Reenquadramento funcional
Espécie	Plano de Carreira	Ficha das Atribuições dos cargos	Parecer de Avaliação das Fichas	Formulário de Revisão funcional

Código de Classificação:

Fundo UnB
	Função	Subfunção
	Gestão Funcional	1.2 .  Reenquadramento funcional
Espécie	1.1. Plano de Carreira	1.2.1 Ficha das Atribuições dos cargos	1.2.2. Parecer de Avaliação das Fichas	1.2.3 Formulário de Revisão funcional

  

B) Documentos de estudo do grupo C&A

Plano de Classificação:

Fundo C&A
Função	Gestão Documental	Registro das atividades
Espécie	Fluxograma do trâmite das atividades de diplomática	Anotação das atividades de diplomática

Código de Classificação:

Fundo C&A
Função	Gestão Documental	2 .  Registro das atividades
Espécie	1.1 - Fluxograma do trâmite das atividades de diplomática	2.1 - Anotação das atividades de diplomática

Atividade 9 - Situação Problema

O grupo deve escolher um conjunto documental desorganizado encontrados em depósitos para que possamos organizá-los. Dessa forma, nosso grupo propõe a seguinte Caixa:

Caixa Diversos:
1. Cópia de identidade dos servidores  Paulo José e Rita de Cássia
2. Contas de telefones do servidor Marcelo Rocha
3. Manual de compras e licitações
4. Carimbos dos servidores Gustavo Mendes e Fernanda Peixoto
5. CD's com relatórios anuais de despesas de 1990 a 2016
6. Fotos dos eventos do trabalho
7. Processo de compra de canetas

Atividade 8 - Escolher um modelo de  documentos que o grupo  irá trabalhar e aplicar o modelo de Luciana Duranti cap. 05



Elementos Extrínsecos:
Suporte: eletrônico
Texto: códigos, abreviaturas, números, texto e tabelas
Linguagem: formal e informativo

Elementos Intrínsecos:
1) Protocolo
a) Histórico
b) Emitido pela UnB
c) Destinado ao aluno X

2) Texto:
a) Preâmbulo: Histórico escolar de graduação do aluno X
b) Exposição: Em cumprimento ao Decreto/Portaria nº 309 DOU de 4/8/2011
c) Dispositivo: para simples conferência

3)Escatocolo:
a) Datação: data da emissão, o dia em que o aluno x fez a consulta, no caso, omitimos para preservar sigilo,
b) Atestação: Centro de informática da UnB.

Atividade 7 - Analisar criticamente o documento dúbio do blog Quarteto Diplomático

Por se tratar de um atestado medico, de acordo com a legislação há presunção de legitimidade. O documento deve ser imitido por uma instituição administrativa, têm que ter logo marca, manter uma forma adequada, ter CRM válido e assinatura digital. O documento analisado atende a todas essas características, exceto a falta de assinatura digital e por conta disso não se pode verificar sua autenticidade.

Atividade 6 - Documento dúbio.

Atividade 5 -  Bizagi

Trata-se de um programa que permite a confecção de fluxogramas para mapeamento de processos. Sua aplicação é fundamental para o estabelecimento do trâmite na análise dos tipos documentais.

As atividades dos grupos relacionam-se ao conhecimento da ferramenta e à aplicação dela em casos concretos estudados pelos discentes.

A proposta atual é elaborar um fluxograma sobre uma postagem de seu grupo, considerando a análise dela pelo professor, além do arquivamento pelo grupo, como prova de atividade realizada.

Atividade 4 -  Bizagi

Executada por Andréa e Cássio

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Executada por Thaty e Pedro

Atividade 3 - Analisar e Classificar os documentos arquivísticos do grupo

O grupo desde o começo do semestre está em processo de formação do seu fundo. Até o presente momento, os documentos que integram o nosso fundo estão classificados abaixo:

Fundo	C&A – UnB
Espécie	Rascunhos das atividades	Blog do grupo
Tipo	Rascunhos das atividades da disciplina de diplomática para o blog	Blog do grupo para postagem das atividades de diplomática
Forma	Original	Original
Formato	Fotos	Eletrônico
Gênero	Textual	Digital
Validação	Celular Pessoal	E-mail dos integrantes

Atividade 2 

- Na aula do dia 24 de março o Professor nós trouxe como inspiração a fabula do “Elefante e os Sábio cegos”, onde cada sábio via uma parte do elefante e com isso lhe atribuía características especificas, mas que não representava o “todo”. Sendo assim cada integrante do grupo foi designado para uma tarefa específica.

Quatro funções:

-Observador = Teria acesso a parte do arquivo central, mas só poderia observa-lo.

-Investigador = Com um especialista do arquivo, poderia ser feito qualquer tipo de pergunta ou questionamentos.

-Jornalista = Perguntaria para pessoas aleatórias sobre o ACE

- Relator = Coletaria as informações dos demais para constituir a situação mais próxima do real.

1) Quais (algumas) as espécies documentais existentes no Arquivo Central?

Estas foram algumas das espécies documentais que vimos no Arquivo: Atas, Ato Administrativo, Certificado de Graduação, Convênios, Ofício, Processos, Relatório de atividades, Resoluções entre outros.

2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?

-Atas: Relato circunstanciado das ocorrências, resoluções e decisões de reuniões, assembleias, eleições ou sessões.

-Ato Administrativo: Manifestação de vontade da administração pública que tem por finalidade adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados ou a si própria.

-Certificado: Declaração pela qual uma instituição comprova um fato ou situação próprios de suas atividades a partir da realidade ou de registros. Neste caso, a conclusão de um curso.

-Convênio: Acordo entre duas ou mais entidades.

-Ofício: Forma de comunicação escrita entre subalternos e autoridades e entre os órgãos públicos e os particulares, em caráter oficial

-Processo: Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária formando um conjunto materialmente indivisível.

-Relatório: Exposição de ocorrências, de fatos de despesas, de transações ou de atividades realizadas por autoridade com finalidade de prestar conta de seus atos a autoridade superior.

-Resoluções: Ato emanado de órgão colegiado para estabelecer nor- mas ou para fazer cumprir suas deliberações.

3) Quais os tipos documentais existentes no Arquivo Central?

Alguns tipos documentais existentes no Arquivo:

• Atas de reunião extraordinárias;
• Atos da Reitoria;
• Certificado de Graduação;
• Convênio de prestação de serviços;
• Processo de transferência, Processo prestação de contas, Processo de contratação, Processo de licitação;
• Relatório de atividades, relatório de avaliação, relatório de pagamentos etc;

4) Relacione as séries documentais do Arquivo Central com as respectivas fases do ciclo vital, de acordo com a teoria das três idades.

Tipo	Fase corrente	Fase intermediária	Destinação Final
Processo de transferência	5 anos	95 anos	Guarda permanente
Certificado de graduação	5 anos	95 anos	Guarda permanente
Resolução	Enquanto vigora	15 anos	Guarda permanente
Convênio	Enquanto vigora	10 anos	Guarda permanente
Atas	4 anos	5 anos	Guarda permanente

5) Sugira um plano de classificação para as os documentos do Arquivo Central.

O Arquivo Central é responsável pelo arquivamento de vários setores da Universidade, sendo assim, os orientam e supervisionam conforme padrões previamente estabelecidos. O uso do plano de classificação do CONARQ em conjunto com IFES não atende totalmente as necessidades. Nossa sugestão é que a UnB, uma das principais universidades do país, deve constituir uma comissão e elabora seu próprio plano de classificação. Como sugestão, o grupo sugere um plano de classificação por espécie de documentos.

6) Quais ações arquivísticas poderiam ser implementadas no Arquivo Central?

• Melhorias na infraestrutura e materiais; incluindo aquisição de estantes novas.
• Melhorias na gestão documental orgânico-funcional de todo o arquivo;
• Incremento na utilização de tecnologias tanto para divulgação do Arquivo quanto na gestão do arquivo;
• Padronização dos serviços;
• Treinamento para funcionários do arquivo, visando a melhoria das atividades realizadas.
• Criar manuais operacionais;
• Promover ações de integração do arquivo com os alunos do curso de arquivologia, a fim de melhorar as práticas educacionais dos alunos, capacitando-os para o exercício da profissão.
• Promover palestras para os servidores da universidade para melhorar a qualidade dos documentos desde a sua produção;
• Criar rotinas de higienização;
• Criar eventos para divulgações, como exposições, chá literário, sarau... com o intuito de promover e fortalecer as atividades do arquivo.