Atividade 14 - Oficina Virtual (Um documento que pode mudar a sua vida!) 

C&A – Comitê Estudantil de Arquivologia (UnB)

Bem-vindos a nossa Oficina Virtual!




Veja nosso trailer :

Assista nossa oficina on-line:

No dia 09 de Junho de 2017 realizamos no ICC Norte, na UnB, a nossa Oficina da matéria Diplomática e Tipologia Documental. Pensamos nessa oficina virtual para você que não foi ou queira relembrar o que apresentamos. Uma maneira didática e dinâmica para explicar como funciona o Processo de Reenquadramento Funcional e evidenciar a importância do arquivo.

Momento Reflexão:  Você já ouviu falar sobre Processo de Reenquadramento Funcional? Sabe o porquê de aprender sobre esse processo que encontramos no Arquivo Central da UnB vai te ajudar de alguma maneira na sua vida? Calma, a partir de agora você saberá o porquê um documento pode mudar a sua vida. Vamos lá!?

Em muitos momentos da nossa vida, somos obrigados a assinar ou preencher algum tipo de documento, seja ele um formulário, uma ficha de cadastro etc. No entanto, quantas vezes nós realmente prestamos atenção naquilo que estamos preenchendo? Em alguns casos, podemos ser penalizados ou ter resultados não esperados por ter preenchido algum documento sem saber pra quê ele serve. A verdade é que tendemos a preencher alguns documentos sem considerar a verdadeira importância dele, seja por desconhecimento ou por acharmos que é mais uma burocracia.

Pensando nisso, queremos mostrar a importância que o contexto do documento possui. Quando conhecemos os documentos, sabemos o motivo pelo qual ele foi criado, por quem ele foi criado e para qual finalidade ele foi criado. Dessa forma, fica muito mais fácil de lidar com o documento, não é mesmo!? Agora que sabemos que é muito importante saber o contexto de um documento antes de preenchê-lo, que tal descobrir sobre o processo de Reenquadramento Funcional? Vamos em frente....

Primeiramente vamos te contar qual foi a origem desse processo. Voltando no tempo, mais exatamente no ano de 1987, as Instituições Federais de Ensino - IFE - tiveram que implantar o Plano Único de Classificação e Retribuição de Cargos e Empregos, conforme decreto da época. Sendo assim, o CAD solicitou que os funcionários preenchessem uma ficha de descrição com as atribuições e atividades que eles iriam desempenhar, para que fossem enquadrados nesse plano. Foi aí que surgiu o problema levantando anteriormente: muitos funcionários, por desconhecerem o contexto dessa ficha, a preencheram de qualquer maneira achando que se tratava apenas de burocracia. Desse modo, muitos foram enquadrados em cargos diferentes das atividades que desempenhavam de fato. Isso gerou uma série de processos de reenquadramento, como forma de transferir esses funcionários para as suas devidas atividades e cargos. Até agora vimos a importância de conhecer o documento e também vimos sobre o processo que estamos abordando na nossa oficina. Agora partiremos pra uma outra etapa ainda mais importante: o papel do arquivista nesse contexto! 

Além de ser responsável por cuidar dos documentos e participar do trabalho no arquivo, o arquivista também tem que saber "ler" o documento. E como ele faz isso? Simples! Através da Análise diplomática e da Análise Tipológica. Dessa forma, o arquivista pode conferir a autenticidade desse documento e posteriormente realizar atividades como a classificação dos documentos e a sua destinação final. Essas atividades arquivísticas auxiliam na identificação do documento para que ele seja facilmente encontrado quando solicitado.

Mas espera aí! Que raios significa essa tal de Análise Diplomática? O que ela tem de tão importante? Vamos em frente e você saberá.

Na imagem abaixo descrevemos de forma resumida, o conceito da Diplomática e a sua finalidade.

Tendo como base o conceito e a finalidade da Diplomática, podemos subir um pouco mais de nível e fazer uma análise diplomática do nosso Documento. Para iniciarmos a análise diplomática e fazermos a leitura do documento, antes devemos saber o que significa fazer uma análise assim. Primeiramente, é necessário saber que essa análise é a responsável por verificar a autenticidade do documento. Faremos isso analisando dois tipos de elementos que estão presentes no documento. Para tal, devemos nos atentar para as seguintes características:

Os elementos extrínsecos são aqueles que se referem às características  

Já os elementos intrínsecos são partes que determinam o significado do documento, o que "diz" o documento.  aqueles que conferem as características estruturais do documento e que conferem a ele as características básicas para a formulação de uma estrutura formal de um documento: 

Após fazermos a Análise Diplomática, sabemos se o documento é autêntico e também conhecemos a sua estrutura. Mas apenas isso não é o suficiente, não é!? Para complementar essas informações, vamos utilizar outra ferramenta muito importante que é a Análise Tipológica. Basicamente, podemos dizer que a Análise Tipológica nos possibilita definir a função do documento. É através dela que definimos quem o criou, para quê e porque. Para isso, Analisamos as seguintes características do nosso documento:

A partir da Análise Tipológica, podemos definir a classificação do nosso documento, pensando em um contexto de um arquivo, e também definir o prazo de guarda desse documento. Essa foi a nossa oficina virtual sobre Processo de Reenquadramento Funcional e sobre a Diplomática. Esperamos que você tenha se informado e gostado de toda a nossa explicação. Fique a vontade para continuar pesquisando no nosso blog e aprendendo ainda mais sobre Arquivologia! Colocamos logo abaixo um folder com mais informações pertinentes sobre o nosso tema e sobre a Arquivologia. Obrigado!