Atividade 2 

- Na aula do dia 24 de março o Professor nós trouxe como inspiração a fabula do “Elefante e os Sábio cegos”, onde cada sábio via uma parte do elefante e com isso lhe atribuía características especificas, mas que não representava o “todo”. Sendo assim cada integrante do grupo foi designado para uma tarefa específica.

Quatro funções:

-Observador = Teria acesso a parte do arquivo central, mas só poderia observa-lo.

-Investigador = Com um especialista do arquivo, poderia ser feito qualquer tipo de pergunta ou questionamentos.

-Jornalista = Perguntaria para pessoas aleatórias sobre o ACE

- Relator = Coletaria as informações dos demais para constituir a situação mais próxima do real.

1) Quais (algumas) as espécies documentais existentes no Arquivo Central?

Estas foram algumas das espécies documentais que vimos no Arquivo: Atas, Ato Administrativo, Certificado de Graduação, Convênios, Ofício, Processos, Relatório de atividades, Resoluções entre outros.

2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?

-Atas: Relato circunstanciado das ocorrências, resoluções e decisões de reuniões, assembleias, eleições ou sessões.

-Ato Administrativo: Manifestação de vontade da administração pública que tem por finalidade adquirir, resguardar, transferir, modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados ou a si própria.

-Certificado: Declaração pela qual uma instituição comprova um fato ou situação próprios de suas atividades a partir da realidade ou de registros. Neste caso, a conclusão de um curso.

-Convênio: Acordo entre duas ou mais entidades.

-Ofício: Forma de comunicação escrita entre subalternos e autoridades e entre os órgãos públicos e os particulares, em caráter oficial

-Processo: Unidade documental em que se reúnem oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação administrativa ou judiciária formando um conjunto materialmente indivisível.

-Relatório: Exposição de ocorrências, de fatos de despesas, de transações ou de atividades realizadas por autoridade com finalidade de prestar conta de seus atos a autoridade superior.

-Resoluções: Ato emanado de órgão colegiado para estabelecer nor- mas ou para fazer cumprir suas deliberações.

3) Quais os tipos documentais existentes no Arquivo Central?

Alguns tipos documentais existentes no Arquivo:

• Atas de reunião extraordinárias;
• Atos da Reitoria;
• Certificado de Graduação;
• Convênio de prestação de serviços;
• Processo de transferência, Processo prestação de contas, Processo de contratação, Processo de licitação;
• Relatório de atividades, relatório de avaliação, relatório de pagamentos etc;

4) Relacione as séries documentais do Arquivo Central com as respectivas fases do ciclo vital, de acordo com a teoria das três idades.

Tipo	Fase corrente	Fase intermediária	Destinação Final
Processo de transferência	5 anos	95 anos	Guarda permanente
Certificado de graduação	5 anos	95 anos	Guarda permanente
Resolução	Enquanto vigora	15 anos	Guarda permanente
Convênio	Enquanto vigora	10 anos	Guarda permanente
Atas	4 anos	5 anos	Guarda permanente

5) Sugira um plano de classificação para as os documentos do Arquivo Central.

O Arquivo Central é responsável pelo arquivamento de vários setores da Universidade, sendo assim, os orientam e supervisionam conforme padrões previamente estabelecidos. O uso do plano de classificação do CONARQ em conjunto com IFES não atende totalmente as necessidades. Nossa sugestão é que a UnB, uma das principais universidades do país, deve constituir uma comissão e elabora seu próprio plano de classificação. Como sugestão, o grupo sugere um plano de classificação por espécie de documentos.

6) Quais ações arquivísticas poderiam ser implementadas no Arquivo Central?

• Melhorias na infraestrutura e materiais; incluindo aquisição de estantes novas.
• Melhorias na gestão documental orgânico-funcional de todo o arquivo;
• Incremento na utilização de tecnologias tanto para divulgação do Arquivo quanto na gestão do arquivo;
• Padronização dos serviços;
• Treinamento para funcionários do arquivo, visando a melhoria das atividades realizadas.
• Criar manuais operacionais;
• Promover ações de integração do arquivo com os alunos do curso de arquivologia, a fim de melhorar as práticas educacionais dos alunos, capacitando-os para o exercício da profissão.
• Promover palestras para os servidores da universidade para melhorar a qualidade dos documentos desde a sua produção;
• Criar rotinas de higienização;
• Criar eventos para divulgações, como exposições, chá literário, sarau... com o intuito de promover e fortalecer as atividades do arquivo.