Atividade 2
- Na aula do dia 24 de março o Professor nós trouxe
como inspiração a fabula do “Elefante e os Sábio cegos”, onde cada sábio via
uma parte do elefante e com isso lhe atribuía características especificas, mas
que não representava o “todo”. Sendo assim cada integrante do grupo foi designado
para uma tarefa específica.
Quatro funções:
-Observador = Teria acesso a parte do arquivo
central, mas só poderia observa-lo.
-Investigador = Com um especialista do arquivo,
poderia ser feito qualquer tipo de pergunta ou questionamentos.
-Jornalista = Perguntaria para pessoas aleatórias sobre
o ACE
- Relator = Coletaria as informações dos demais para
constituir a situação mais próxima do real.
1) Quais (algumas) as espécies
documentais existentes no Arquivo Central?
Estas foram algumas das espécies documentais que vimos no
Arquivo: Atas, Ato Administrativo, Certificado de Graduação,
Convênios, Ofício, Processos, Relatório de atividades, Resoluções
entre outros.
2) Quais as correspondentes funções de tais espécies?
-Atas: Relato circunstanciado das
ocorrências, resoluções e decisões de reuniões, assembleias, eleições ou
sessões.
-Ato Administrativo: Manifestação de vontade da
administração pública que tem por finalidade adquirir, resguardar, transferir,
modificar, extinguir e declarar direitos ou impor obrigações aos administrados
ou a si própria.
-Certificado: Declaração pela qual uma
instituição comprova um fato ou situação próprios de suas atividades a partir
da realidade ou de registros. Neste caso, a conclusão de um curso.
-Convênio: Acordo entre duas ou mais
entidades.
-Ofício: Forma de comunicação escrita
entre subalternos e autoridades e entre os órgãos públicos e os
particulares, em caráter oficial
-Processo: Unidade documental em que se reúnem
oficialmente documentos de natureza diversa no decurso de uma ação
administrativa ou judiciária formando um conjunto materialmente indivisível.
-Relatório: Exposição de ocorrências, de
fatos de despesas, de transações ou de atividades realizadas por autoridade com
finalidade de prestar conta de seus atos a autoridade superior.
-Resoluções: Ato emanado de órgão colegiado
para estabelecer nor- mas ou para fazer cumprir suas deliberações.
3) Quais os tipos documentais existentes no Arquivo Central?
Alguns tipos documentais existentes no Arquivo:
- Atas de reunião extraordinárias;
- Atos da Reitoria;
- Certificado de Graduação;
- Convênio de prestação de serviços;
- Processo de transferência, Processo prestação de contas, Processo de contratação, Processo de licitação;
- Relatório de atividades, relatório de avaliação, relatório de pagamentos etc;
4) Relacione as séries documentais do Arquivo Central com as
respectivas fases do ciclo vital, de acordo com a teoria das três idades.
Tipo
|
Fase corrente
|
Fase
intermediária
|
Destinação Final
|
Processo de transferência
|
5 anos
|
95 anos
|
Guarda permanente
|
Certificado de graduação
|
5 anos
|
95 anos
|
Guarda permanente
|
Resolução
|
Enquanto vigora
|
15 anos
|
Guarda permanente
|
Convênio
|
Enquanto vigora
|
10 anos
|
Guarda permanente
|
Atas
|
4 anos
|
5 anos
|
Guarda permanente
|
5) Sugira um plano de classificação para as os documentos do Arquivo
Central.
O Arquivo Central é responsável pelo arquivamento de vários setores da
Universidade, sendo assim, os orientam e supervisionam conforme padrões
previamente estabelecidos. O uso do plano de classificação do CONARQ em
conjunto com IFES não atende totalmente as necessidades. Nossa sugestão é que a
UnB, uma das principais universidades do país, deve constituir uma comissão e
elabora seu próprio plano de classificação. Como sugestão, o grupo sugere um plano de classificação por espécie de documentos.
6) Quais ações arquivísticas poderiam ser implementadas no Arquivo
Central?
- Melhorias na infraestrutura e materiais; incluindo aquisição de estantes novas.
- Melhorias na gestão documental orgânico-funcional de todo o arquivo;
- Incremento na utilização de tecnologias tanto para divulgação do Arquivo quanto na gestão do arquivo;
- Padronização dos serviços;
- Treinamento para funcionários do arquivo, visando a melhoria das atividades realizadas.
- Criar manuais operacionais;
- Promover ações de integração do arquivo com os alunos do curso de arquivologia, a fim de melhorar as práticas educacionais dos alunos, capacitando-os para o exercício da profissão.
- Promover palestras para os servidores da universidade para melhorar a qualidade dos documentos desde a sua produção;
- Criar rotinas de higienização;
- Criar eventos para divulgações, como exposições, chá literário, sarau... com o intuito de promover e fortalecer as atividades do arquivo.
